Zarządzanie projektem a procesy operacyjne
Zarządzanie projektami w administracji publicznej, szczególnie w strukturach urzędów miejskich i gminnych, coraz częściej staje się standardem działania. Jednak równie często – mimo formalnego wdrożenia standardów zarządzania projektami – organizacje funkcjonują w trybie „gaszenia pożarów” (zamiast konsekwentnego, projektowo-procesowego dążenia do celu). Gdzie zatem przebiega linia graniczna między dobrze zarządzanym projektem, a chaotycznym reagowaniem na kryzysy? I czy da się trwale przesunąć tę granicę na korzyść metodycznego podejścia?
Projekt i proces – dwa światy czy wspólna rzeczywistość?
Projekty rzadko realizowane są w organizacyjnej próżni. Każdy projekt „osadza się” w istniejących procesach operacyjnych – niezależnie od tego, czy organizacja to zauważa, czy nie. Uświadomienie sobie tej zależności to pierwszy krok w stronę uporządkowanego działania.
Proces operacyjny to powtarzalny ciąg czynności, w oparciu o przepisy, procedury i regulaminy – np. obsługa mieszkańca, wydanie decyzji administracyjnej, ale także prowadzenie inwestycji, m.in. zgodnie z Prawem budowlanym. Projekt natomiast to inicjatywa tymczasowa, zorientowana na cel, posiadająca ramy czasowe, zasoby, budżet i mierzalne rezultaty. Mimo tych różnic, projekt realizowany jest przez pracowników w ramach struktur organizacyjnych, z wykorzystaniem procesów.
Prawdziwe wyzwanie – synchronizacja
Jednym z głównych problemów praktycznych jest zgranie działań projektowych z procesami urzędowymi. To sytuacja, w której projekt nie ma „osobnej drogi” – musi korzystać z tych samych zasobów, procedur i ludzi, którzy na co dzień realizują operacyjne obowiązki. W takich warunkach konflikty są nieuniknione: przeciążenie pracowników, rozmycie odpowiedzialności, brak jasnych priorytetów. Efekt? Wiele niedopilnowanych, niewłaściwie prowadzonych projektów nie osiąga zakładanych rezultatów lub kończy się z opóźnieniem i frustracją.
Szczególnie widoczne jest to w samorządach, gdzie kadry operacyjne (pracownicy) mają ogromną wiedzę merytoryczną, ale często brakuje systemowych narzędzi do pracy projektowej. Kiedy więc pojawia się nowy projekt – np. inwestycja infrastrukturalna, wdrożenie nowego systemu IT, czy kampania społeczna – zderza się on z barierami procesowej codzienności.
Model, nie improwizacja
Jednym ze środków zaradczych lub przeciwdziałających chaosowi jest modelowe podejście do zarządzania projektami. Zamiast improwizacji – koncepcja i narzędzia, które umożliwiają przełożenie celu na konkretne działania: mapowanie procesów, planowanie w ujęciu Gantta, analiza ścieżek krytycznych czy wykorzystanie list zasobów.
Modelowanie procesów to aktywność, która pozwala „rozłożyć na czynniki pierwsze” działania operacyjne i zidentyfikować te, które można zintegrować z projektem. Przykład: wdrażając nowy system e-usług, warto zmapować jego kluczowe działania, osadzić je w czasie oraz przypisać do nich wydziały i osoby odpowiedzialne za jego efektywną i skuteczną realizację.
Z kolei myślenie „Ganttem” to planowanie działań w czasie z uwzględnieniem zależności między poszczególnymi działaniami, które pozwala dostrzec, gdzie mogą wystąpić opóźnienia, które zadania można realizować równolegle i kiedy zespół osiągnie krytyczne punkty milowe.
Szef urzędu a właściciel procesu – kto ma ster?
Nie mniej istotne od narzędzi są relacje w organizacji. Częstym wyzwaniem jest niejednoznaczna odpowiedzialność za projekt – szczególnie jeśli projekt wymaga współpracy wielu wydziałów lub łączy poziomy polityczny i operacyjny.
Rola szefa urzędu (lub dyrektora pionu, który najczęściej nie jest formalnie kierownikiem projektu) nie może ograniczać się do „zatwierdzania projektu”, ale powinna wspierać jego realizację, ułatwiać dostęp do zasobów i egzekwować współpracę między komórkami. Jednocześnie właściciel procesu lub menedżer projektu musi mieć realny wpływ na harmonogram, decyzje i egzekwowanie działań.
Brak jasności w tej sferze kończy się chaosem – każdy robi „swoje” i nikt nie odpowiada za całość.
Ludzie i zasoby – projekt to nie maszyna
Nawet wspaniale zaprojektowane procesy lub harmonogramy nie zrealizują się same. Kluczowe są tu relacje międzyludzkie, motywacja i kompetencje. W modelu opartym na współpracy projekt nie jest linią produkcyjną; jego siłą jest zespół, w którym liczy się zaangażowanie, sens działania i przepływ informacji.
W tej perspektywie projekt staje się narzędziem rozwoju organizacyjnego – pod warunkiem, że potraktujemy go nie tylko jako zadanie do wykonania, ale jako proces uczenia się, komunikacji i budowania synergii między działami.
Gaszenie pożarów czy droga do celu?
Często spotykana metafora „gaszenia pożarów” odnosi się do projektów, które realizowane są w sposób reaktywny: bez dogłębnie przemyślanego planu, z zaskoczenia, bez analizy ryzyk i monitorowania postępu. Taki styl pracy może przynieść sukces – ale tylko incydentalnie. Organizacja, która stale działa w ten sposób, wypala ludzi, traci reputację i marnuje zasoby.
Przejście z trybu „reaktywnego” do „strategicznego” wymaga nie tylko narzędzi i procedur, ale przede wszystkim zmiany mentalności: traktowania projektów jako części większego obrazu, a nie osobnych wysp. Integracja projektów z procesami to szansa na to, by realizować cele organizacji szybciej, mądrzej i z większym zaangażowaniem ludzi.
Wnioski
- Projekty muszą być zintegrowane z procesami operacyjnymi – w przeciwnym razie będą skazane na chaos i opóźnienia.
- Modelowe podejście (mapowanie procesów, harmonogramowanie, analiza krytycznych punktów) pomaga przejść z trybu „gaszenia pożarów” do metodycznego działania.
- Sukces projektu zależy nie tylko od narzędzi, ale od ludzi – ich motywacji, współpracy i poczucia wpływu.
- Kluczowa jest rola kierownictwa – jako integratora działań i kreatora kultury wspólnego celu.
Zarządzanie projektem nie musi być sztuką przetrwania. Może stać się drogą do rozwoju organizacji – pod warunkiem, że połączymy celowość projektów z funkcjonalnością procesów i zaangażowaniem ludzi.
Jeśli zainteresowała Cię tematyka to zapraszamy na webinar: Zarządzanie projektem a procesy operacyjne – droga do celu czy gaszenie pożarów? (26.06.2025 r. 10:00 – 12:00).