W odpowiedzi na pytania zadane przez polskie i szwajcarskie miasta, które obecnie finalizują swoje umowy o partnerstwie, niniejszy dokument zawiera dodatkowe informacje dotyczące kryteriów kwalifikowalności oraz możliwości w zakresie budżetu i kosztów działań realizowanych w ramach partnerstwa.

Warto podkreślić, że umowa o partnerstwie ma charakter elastyczny i może być dostosowywana do potrzeb i zainteresowań obu partnerów, zgodnie z tematami i formami współpracy oraz wymiany, które pojawią się w trakcie trwania partnerstwa do 2029 roku. W związku z tym opisy projektów, tematy wymiany, a także podział środków budżetowych mogą ulegać zmianom za zgodą obu partnerów.
Kwalifikowalność kosztów zarządzania ponoszonych przez partnerów szwajcarskich
Partner szwajcarski ma prawo do pobrania stawki ryczałtowej za zarządzanie, która pokrywa koszty koordynacji i działań administracyjnych związanych ze wspólnymi działaniami w ramach partnerstwa. Stawka ta wynosi 10% uzgodnionego budżetu przeznaczonego dla partnera szwajcarskiego.

• Zakres: Ta stawka ryczałtowa ma na celu zrekompensowanie nakładów związanych z koordynacją wewnętrzną lub zewnętrzną, zarządzaniem projektem oraz kosztami administracyjnymi.
• Sprawozdawczość: W przypadku tej stawki nie jest wymagane prowadzenie ewidencji czasu pracy ani przedstawianie szczegółowych dowodów dotyczących godzin przepracowanych przez personel koordynujący.
• Elastyczność: Kwalifikowalność tych kosztów jest niezależna od tego, czy koordynacja jest realizowana przez wewnętrzny zespół miejski, czy też w ramach zlecenia zewnętrznego.
• Spójność: Niniejszy zapis zapewnia sprawiedliwy podział zasobów zarządczych, odzwierciedlając istniejący podział kosztów zarządzania przewidziany dla polskich partnerów w ramach programu SPPW.
  Ryczałtowa opłata za zarządzanie ma na celu uwzględnienie obciążenia administracyjnego po stronie szwajcarskiej. W przypadku, gdyby wysiłki koordynacyjne okazały się znacznie nierównomiernie rozłożone ze względu na specyficzne wymagania partnerstwa, strony zastrzegają sobie prawo do dostosowania podziału tych kosztów zarządzania w ramach całkowitego wspólnego budżetu, pod warunkiem osiągnięcia wzajemnego porozumienia.
  Koszty kwalifikowalne
  Umowa o partnerstwie nie zawiera wyczerpującego wykazu kosztów kwalifikowalnych, ponieważ charakter działań może być zróżnicowany. Zasadniczo współpraca ma opierać się na istniejących rozwiązaniach, a wszelkie poniesione koszty są kwalifikowalne, o ile bezpośrednio wspierają wymianę wiedzy fachowej i dobrych praktyk. Oprócz różnych form wymiany środki finansowe mogą być przeznaczone na gromadzenie i udostępnianie informacji oraz wiedzy wynikających ze współpracy.
  Do kosztów kwalifikowalnych zazwyczaj zalicza się:
• Podróże i logistyka: loty, wynajęte transfery, transport publiczny, zakwaterowanie i wyżywienie
• Wsparcie komunikacyjne: usługi tłumaczeń pisemnych i ustnych podczas spotkań (zarówno online, jak i osobiście podczas wizyt)
• Infrastruktura logistyczna: wynajem sal lub obiektów konferencyjnych
• Zewnętrzna wiedza specjalistyczna i doradztwo: wynagrodzenia zewnętrznych ekspertów zaangażowanych do prowadzenia warsztatów, wizyt studyjnych, konsultacji lub doradztwa.
• Usługi zewnętrzne wspierające gromadzenie i rozpowszechnianie informacji oraz wyników współpracy: np. koszty związane z opracowaniem przewodników, ulotek lub narzędzi cyfrowych.
  Ponieważ rzeczywiste działania w ramach współpracy zaplanowane przez partnerów mogą się znacznie różnić, w razie wątpliwości zachęcamy do zgłaszania się do nas z konkretnymi propozycjami, które będziemy rozpatrywać indywidualnie.
  
  Podział budżetu
  Zachęcamy partnerów do uzgodnienia wstępnego podziału budżetu w proporcji 50/50. Podział ten ma charakter elastyczny i może zostać zmieniony za zgodą obu partnerów w trakcie trwania partnerstwa, tak aby odzwierciedlał zmieniający się charakter działań realizowanych w ramach współpracy.
  Zgodnie z najlepszymi praktykami stosowanymi w ramach polsko-norweskich partnerstw miast proponujemy, aby partnerzy przy ustalaniu, która strona pokrywa określone wydatki, kierowali się zasadą efektywności kosztowej. Należy wziąć pod uwagę takie czynniki, jak lokalne warunki rynkowe, siła nabywcza, struktura kosztów oraz wymogi dotyczące zamówień publicznych.
  Na przykład koszty biletów lotniczych lub organizacji podróży mogą być pokrywane przez polskiego partnera, przy czym lokalne struktury kosztów takich usług mogą znacznie różnić się od tych obowiązujących w Szwajcarii. W przypadku usług takich jak tłumaczenia ustne, druk, projektowanie graficzne i organizacja wydarzeń decydującymi czynnikami określającymi, który partner zarządza odpowiednim budżetem, mogą być lokalna dostępność tych usług oraz konkretne wymogi dotyczące zamówień publicznych obowiązujące w mieście, w którym odbywa się dane działanie.
  
  Udział innych podmiotów w działaniach partnerstwa
  Za zgodą obu partnerów i w oparciu o ich wspólny interes podmioty zewnętrzne (np. uczelnie, szkoły, fundacje, władze kantonalne lub regionalne, biura turystyczne) mogą uczestniczyć w niektórych lub wszystkich działaniach realizowanych w ramach partnerstwa. Podmioty te nie uzyskują jednak statusu partnera na mocy niniejszej umowy. Jeżeli podmioty te mają otrzymać wynagrodzenie, jego wysokość zostanie uzgodniona przez obu partnerów, a związane z tym koszty uwzględnione w odpowiednim budżecie.