Pułapki, czyli jak przeżyć w administracji i nie zwariować
Niektórzy mówią, że praca w administracji publicznej to jak jazda na rowerze. I może faktycznie, tyle że rower ma zepsute hamulce, kierownica skręca w losowe strony, a dodatkowo jedziemy pod górkę z plecakiem pełnym cegieł. Brzmi znajomo? No właśnie. Zarządzanie projektami w samorządzie to szkoła przeżycia niczym dostępne show o przetrwaniu, to administracyjny survival, gdzie aktywność człowieka skierowana jest na gromadzenie wiedzy i umiejętności związanych z przetrwaniem w warunkach ekstremalnych. Wymaga precyzji, wytrwałości i umiejętności przetrwania wśród biurokratycznych zasieków. A jeśli myślisz, że problemem są rygorystyczne procedury, to znaczy, że jeszcze nie spotkałeś się z prawdziwym wrogiem efektywnej pracy.
Tak, chodzi o nawyki. Te małe, niewinne przyzwyczajenia, które przenikają do naszej codzienności niczym woda przez dziurawą rynnę. Najpierw wydają się niegroźne, potem zaczynają się panoszyć, a na końcu przejmują całkowitą kontrolę nad naszym życiem i – co gorsza – nad naszymi działaniami.
Kiedy domowe nawyki wkraczają do pracy
Najciekawsze w tym wszystkim jest to, że wiele tych złych nawyków wcale nie powstało w pracy – one przyszły tam prosto z życia prywatnego. Kiedy w domu na wszystko mamy „czas do soboty”, a rachunki płacimy „jutro”, to w pracy deadline’y traktujemy dokładnie tak samo. Tyle że o ile w domu maksymalnym dramatem jest telefon z przypomnieniem o niezapłaconym rachunku, to w pracy kończy się to chaosem organizacyjnym i łańcuchem opóźnień.
Jeśli w życiu osobistym nie potrafimy powiedzieć „nie” i zgadzamy się na kolejne przysługi dla znajomych, to w pracy też nie odmówimy, kiedy szef dorzuci nam „jeszcze tylko jedno małe zadanko”. Efekt? Przepracowanie, stres i powolne wypalanie się zawodowe.
A co z organizacją? Kto w domu ma stosy rzeczy poupychanych po kątach, bo „na pewno kiedyś się przyda”, ten w pracy prawdopodobnie trzyma na pulpicie tysiąc plików o nazwach „Nowy dokument (58)” i „sprawozdanie poprawione wersja OSTATECZNA finalna 3.0″.
Mistrzowie odkładania i królowie chaosu
Weźmy na przykład tę prokrastynację. Ileż to razy mieliśmy zrobić dokumenty „dziś po południu”, ale jakoś tak wyszło, że „dziś po południu” zamieniło się w „jutro rano”, a potem w „zaraz się za to zabiorę”, a na końcu w „dlaczego ten projekt jeszcze nie jest gotowy?!”. Efekt? Wszyscy biegają w panice, szef wzywa na dywanik, a wniosek o dofinansowanie ląduje w szufladzie z napisem „za późno”. Kiedyś prokrastynacja była sztuką odwlekania obowiązków, ale w administracji publicznej stała się oficjalną strategią zarządzania. Zasada jest prosta: jeśli można przełożyć decyzję na jutro – przełóż. Jeśli można poczekać na „rekomendacje” – czekaj. Efekt? Projekty, które powinny być realizowane w sześć miesięcy, ciągną się latami, a budżety topnieją jak lody na słońcu.
Brak odpowiedzialności to kolejna pułapka. W administracji publicznej błędy mają ciekawą zdolność do znikania w otchłani anonimowości. „To nie ja, to system”, „Nie dostaliście maila? A wysłałem!”, „Nie wiedziałem, że to moje zadanie” – brzmi znajomo? Czasem można odnieść wrażenie, że w administracji istnieje równoległy wymiar, w którym giną odpowiedzialność, terminy i dobre intencje.
Syndrom samotnego eksperta – profesjonalizm czy samotność?
A co, jeśli w pracy mamy do czynienia z kimś, kto zawsze wie lepiej i wszystko zrobi sam? To klasyczny przypadek „samotnego eksperta” – osoby, która uważa, że współpraca to tylko spowolnienie pracy, a delegowanie zadań to ryzyko, że ktoś zrobi coś inaczej niż powinien (czytaj: gorzej). Taki ekspert wie wszystko, wszystko umie i wszystko musi zrobić osobiście, bo przecież „jeśli chcesz, żeby coś było dobrze zrobione, zrób to sam”.
Tylko że ta strategia prędzej czy później prowadzi do katastrofy. Samotny ekspert jest zawalony pracą, sfrustrowany, a jego otoczenie albo przestaje się angażować, albo patrzy na niego jak na niedostępnego geniusza. W efekcie projekty nie są koordynowane, wiedza nie jest przekazywana, a organizacja zamienia się w festiwal napięcia i niedopowiedzeń.
Stres – mistrz drugiego planu, który kradnie cały spektakl
Stres w administracji publicznej to jak niezapowiedziana kontrola z ministerstwa – zawsze się pojawia i zawsze wywraca wszystko do góry nogami. Człowiek rano przychodzi do pracy z myślą: „Dziś to się ogarnę”, a po godzinie już wie, że nie ma na to szans. Telefony dzwonią, skrzynka pęka w szwach, a ktoś właśnie wrzucił kolejne „pilne” zadanie. Najpierw rośnie ciśnienie, potem człowiek zaczyna mówić do siebie, a na końcu przyjmuje taktykę zombie – idzie naprzód, ale już bez głębszego przekonania.
Złe nawyki tylko dokładają do tego chaosu. Gdy szefowie nie potrafią delegować zadań, a pracownicy nie potrafią odmawiać, mamy gotowy przepis na stres w wersji slow-cooked. Najpierw jest napięcie, potem frustracja, potem bezsenność, aż w końcu człowiek z przerażeniem odkrywa, że w piątek o 22:00 układa raport zamiast oglądać seriale i jeść popcorn.
Wypalenie zawodowe – przestajemy się przejmować, bo już nie ma siły
Stres jest nieodłącznym skutkiem złych nawyków organizacyjnych i indywidualnych. Kiedy każdy dzień pracy przypomina gaszenie pożarów, a lista zadań zamiast maleć, magicznie się wydłuża, organizm zaczyna działać na najwyższych obrotach. A kiedy stan podwyższonego napięcia trwa miesiącami, skutkuje to wypaleniem zawodowym. Każdy zna kogoś, kto zaczynał pracę pełen entuzjazmu. Wiecie, te młode jednostki, które przychodzą z głową pełną pomysłów i chcą „coś zmienić”. Po trzech latach ich optymizm przypomina już tylko mglisty cień dawnej świetności, a po pięciu potrafią przespać zebranie z otwartymi oczami. To właśnie jest wypalenie zawodowe. Wypalenie zawodowe to nie tylko zmęczenie – to powolne tracenie wiary w sens tego, co się robi. Najpierw przestaje się angażować, potem przestaje się przejmować, a na końcu jedyne, o czym się marzy, to koniec dnia pracy. Na początku człowiek jeszcze walczy. Ale potem nadchodzi moment, w którym już nic nie dziwi. Nowe procedury, które zaprzeczają starym? Oczywiście! Budżet, który trzeba wydać w dwa dni? Standard. Pracownik wypalony patrzy na chaos wokół i mówi tylko: „Aha”.
A objawy? Prawdziwa lista przebojów. Chroniczne zmęczenie, bóle głowy, brak motywacji, rosnący dystans do współpracowników, a na końcu niebezpieczna myśl: „A może rzucić to wszystko i wyjechać w Bieszczady?”. Problem w tym, że tam też są urzędy.
Jak uniknąć katastrofy, czyli sztuka przetrwania, niezwariowania w pracy
Czy można zatrzymać ten proces? Tak, ale trzeba zacząć od zejścia z roweru. Trzeba nauczyć się odmawiać nadmiarowym obowiązkom, eliminować zbędne spotkania i zadbać o realne wsparcie dla pracowników. Nie chodzi o kolejny program „antystresowy”, który zakłada medytację przy biurku i stołówki z jarmużem. Chodzi o zmianę sposobu pracy: jasne cele, realistyczne terminy, równomierne obciążenie zadaniami i kulturę organizacyjną, która docenia ludzi, a nie tylko wyniki. Czy można coś z tym zrobić? Oczywiście! Tylko że nie chodzi o to, żeby wszystkim kazać się uśmiechać i rozdawać darmowe jogi w godzinach pracy. Potrzebne są konkretne działania: przemyślana organizacja pracy – czyli mniej spotkań, a więcej decyzji, jasne priorytety – bo jeśli wszystko jest pilne, to nic nie jest pilne, zdrowe podejście do obowiązków – czasem trzeba powiedzieć „nie” i nie czuć się z tego powodu jak zdrajca urzędu. Najważniejsze jednak jest poczucie humoru – bo jeśli nie można się śmiać z biurokracji, to co nam zostaje?
Znów trzeba będzie zwołać spotkanie…
Jeśli zainteresowała Cię tematyka to zapraszamy na webinar: Pułapki w zarządzaniu projektem: złe nawyki, stres, wypalenie zawodowe (12.06.2025 r. 10:00 – 12:00).