Nawyki, stres, wypalenie zawodowe
Praca w administracji publicznej, zwłaszcza przy projektach finansowanych ze środków pomocowych, wymaga precyzji, terminowości i zgodności z przepisami prawa. Jednak w codziennym funkcjonowaniu instytucji to nie rygorystyczne procedury stanowią największe wyzwanie, ale z pozoru niewinne nasze osobiste nawyki. Stopniowo wkradają się do organizacji i przeradzają się w trwałe schematy działań. To właśnie te powtarzalne mechanizmy, które na pierwszy rzut oka wydają się nieszkodliwe, w dłuższej perspektywie prowadzą w pułapkę chaosu organizacyjnego, wzrostu stresu oraz wypalenia zawodowego.
Jak powstają nawyki i dlaczego mają tak duże znaczenie?
Nawyki są schematami działań, które nasz mózg automatyzuje, by oszczędzać energię. Pętla nawyku zaczyna się od sygnału, który uruchamia nasze działanie, po którym czujemy zadowolenie, spokój, neutralność emocjonalną. Jeśli po działaniu następuje taka nagroda, nawyk zostaje utrwalony. Sygnałem, który uruchomi nasz zły nawyk może być stos dokumentów, który piętrzy się na biurku. Bodźcem do zachowania jest przytłoczenie i uczucie nerwowości, kiedy na nie patrzymy. Podejmujemy działanie: odkładamy najtrudniejsze zadanie na później i zaczynamy od spraw „niepilnych”, np. sprawdzamy e-maile, robimy kolejna kawę itp. Nagrodą jest chwilowa ulga – nie musimy się mierzyć z trudnym problemem.
Problem polega na tym, że nasza codzienna praca jest pełna drobnych nawyków, często złych, których negatywnego wpływu nie zauważamy, dopóki ich konsekwencje nie staną się poważnym problemem. Złe nawyki powstają, bo dają nam krótkoterminowe poczucie komfortu, ale długoterminowo pogarszają sytuację. Na szczęście nawyk, nawet zły, to nie jest nasze przeznaczenie. Można go zrozumieć, kontrolować i zmieniać.
Złe nawyki zarządzającego projektem
Złe nawyki kierownictwa projektów są jednym z kluczowych powodów wywołujących stres w zespole. Brak wskazania priorytetów powoduje sytuację, w której wszystko jest traktowane jako pilne. W efekcie zespół ma wrażenie, że wszystko trzeba zrobić „na wczoraj”, co prowadzi do przeciążenia pracowników, poczucia chaosu i nerwowej atmosfery. Unikanie podejmowania decyzji przez zarządzających, czekanie na dodatkowe analizy, uchylanie się od odpowiedzialności i delegowanie decyzji do wyższych szczebli, powoduje paraliż realizacji projektu. Zespół zamiast działać, tkwi w zawieszeniu. Skutkuje to długimi okresami niepewności i frustracji w zespole, który nie wie, w jakim kierunku ma działać. Złym nawykiem jest również bezrefleksyjne przeciążanie najlepszych pracowników. Skoro Kowalski jest najlepszy, to wiem, że zrobi jeszcze jedno zadanie. I kolejne. I jeszcze jedno. I wszystkie zrobi zachowując wysoką jakość i terminowość. Dlatego łatwiej jest powierzyć zadanie niezawodnym pracownikom niż wybrać niepewność i konieczność sprawdzania jakości. W efekcie najbardziej kompetentni pracownicy odchodzą, bo nie wytrzymują ciągłej presji. Zarządzający projektem, który ignorował będzie sygnały ostrzegawcze, informujące o przeciążeniu pracowników, nierealności terminów zafunduje sobie niekontrolowaną eskalację problemów.
Złe nawyki w zespole pracowników realizujących projekty
Prokrastynacja i brak organizacji czasu powodują spiętrzenie zadań tuż przed terminem, co prowadzi do konieczności pracy pod silną presją. Wielu zna to uczucie, kiedy odkładamy sprawy na później, bo po prostu nie mamy ochoty się nimi zająć. Niestety, ta sama tendencja może pojawić się w pracy.
Problem odkładania spraw na później nie dotyczy tylko nas, ale też naszych kolegów i koleżanek w pracy, a w przypadku projektów publicznych, opóźnienia mogą prowadzić do poważnych konsekwencji. Z kolei nawykowa nieumiejętność komunikowania problemów sprawia, że trudności w realizacji projektów wychodzą na jaw dopiero wtedy, gdy jest już za późno na ich skuteczne rozwiązanie. Unikanie odpowiedzialności, wyniesione z osobistych przyzwyczajeń, przekłada się na zjawisko „przerzucania winy”, które pogarsza atmosferę w zespole i osłabia współpracę. Błędy są „winą systemu” albo „złej komunikacji”, ale nigdy osoby, która je popełniła. Jeśli w życiu prywatnym nie potrafimy przyznać się do błędów, to w pracy może to prowadzić do unikania odpowiedzialności.
Stres i wypalenie zawodowe – nieunikniona konsekwencja, nieuchronni towarzysze
Gdy złe nawyki się utrwalają, stres staje się codziennością. Pracownicy funkcjonują w ciągłym napięciu, a system zaczyna się sam wyniszczać. Złe nawyki, takie jak unikanie wyzwań, brak odpoczynku czy zła organizacja czasu – prowadzą do rozwoju stresu. Jeśli nie nauczymy się skutecznie zarządzać stresem, nie tylko nasza efektywność spadnie, ale nasza zdolność do podejmowania decyzji stanie się osłabiona, co przekłada się bezpośrednio na projekt i cały zespół, z którym się współpracuje.
Gdy stres staje się chroniczny, w końcu pojawi się wypalenie zawodowe, które jest powolnym procesem. Zaczyna się od braku energii, następnie przekształca się w apatię, a w końcu prowadzi do całkowitej utraty motywacji. Pojawia się cynizm wobec zadań i współpracowników, a efektywność zawodowa spada.
Najbardziej dotknięci tym zjawiskiem są zazwyczaj najlepsi specjaliści – osoby, które przez długi czas były najbardziej zaangażowane, przejmowały na siebie odpowiedzialność i w efekcie uległy wypaleniu. Ich odejście osłabia jakość funkcjonowania instytucji, co sprawia, że pozostali pracownicy są jeszcze bardziej przeciążeni, co napędza spiralę wypalenia zawodowego.
Osoby najbardziej kompetentne odchodzą, a na ich miejsce przychodzą nowi, którzy muszą od podstaw uczyć się wszystkiego – i tak koło się zamyka. Jeżeli złe nawyki są wszechobecne szybko ulegają nim nowi pracownicy.
Podsumowanie – jak unikać pułapek?
Pojawia się dylemat: złe nawyki tworzą styl pracy, czy to styl pracy urzędu, zespołu projektowego tworzy złe nawyki u pracowników? To trochę jak pytanie o jajko i kurę – co było pierwsze? Złe nawyki czy zły styl pracy organizacji? W rzeczywistości to mechanizm sprzężenia zwrotnego – jedno napędza drugie. Jeśli organizacja działa w sposób chaotyczny, nieefektywny i biurokratyczny, to pracownicy szybko uczą się strategii przetrwania. Z drugiej strony, gdy grupa ludzi działa w określony sposób przez długi czas, to właśnie ich zachowania zaczynają kształtować organizację.
Zarządzanie projektami w administracji publicznej to nie tylko kwestia narzędzi i technologii, ale przede wszystkim umiejętności zarządzania sobą – swoimi nawykami, stresem i energią. Świadomość istnienia pułapek, oferowanych przez nasze złe nawyki oraz dbałość o rozwój nowych, pozytywnych nawyków, to pierwszy krok do dobrych zmian.
Zmiana nawyków nie jest procesem natychmiastowym, lecz wymaga konsekwencji i systematycznego podejścia. Warto pamiętać, że organizacje, które świadomie pracują nad poprawą stylu pracy, nie tylko minimalizują ryzyko wypalenia zawodowego, ale także budują bardziej zaangażowane i zmotywowane zespoły.
Co zatem zrobić, żeby nie utonąć w administracyjnych odmętach? Po pierwsze – nie traktować wszystkiego śmiertelnie poważnie. Jeśli biurokracja jest jak labirynt Minotaura, to dystans i poczucie humoru są naszym kłębkiem Ariadny. Po drugie – pamiętać, że deadline’y to nie magia. Nie rozciągają się w nieskończoność, a praca nie zrobi się sama, choćbyśmy bardzo mocno patrzyli na ekran.
Warto też czasem odpuścić. Bo o ile „jeszcze jedno zadanie” może wydawać się niewinne, to nagle budzimy się z laptopem na kolanach o drugiej w nocy i zastanawiamy się, kiedy ostatnio widzieliśmy światło słoneczne. A przecież nikt nie chce skończyć jako legenda korytarzy urzędu – człowiek, który kiedyś miał życie, ale przepadł w czeluściach Excela.
Ostatecznie, jeśli nie da się uniknąć biurokratycznych absurdów, zawsze można próbować wprowadzić małe zmiany. Na przykład ograniczyć niekończące się zebrania albo… przynajmniej zamieniać je na spotkania z kawą i ciastkami. A jeśli nic nie pomoże, to zawsze zostaje klasyczna biurowa mantra: „To już prawie piątek!”
I kto wie, może kiedyś ktoś wynajdzie administrację publiczną w wersji „user-friendly”? Ale nie oszukujmy się – najpierw trzeba by powołać komisję, zrobić analizę i oczywiście zwołać spotkanie.
Jeśli zainteresowała Cię tematyka to zapraszamy na webinar: Pułapki w zarządzaniu projektem: złe nawyki, stres, wypalenie zawodowe (12.06.2025 r. 10:00 – 12:00).